1. Inleiding.
1.1 Algemeen.
Het aantal leden van de Ren- en Toervereniging De Bollenstreek schommelt al enkele jaren rond de 500; ongeveer 250 bij de renafdeling en ongeveer 250 bij de toerafdeling. Elk lid van de vereniging is een potentiële vrijwilliger. Het kenmerk van een vereniging is nu eenmaal, dat de leden het voor elkaar mogelijk maken, dat ze aan de activiteiten deel kunnen nemen. Voor de leden, door de leden! Door het lidmaatschap van een vereniging verwerft men natuurlijk bepaalde “rechten”, maar tegelijkertijd neemt men ook verplichtingen op zich, namelijk mede zorgen voor de andere leden. Als vereniging bieden we wat, maar we vragen ook wat. We bieden elke lid de mogelijkheid deel te nemen aan alle activiteiten van de vereniging. We vragen elk lid een bijdrage aan het scheppen van mogelijkheden en gelegenheden voor andere leden. De leden hebben een morele verplichting naar elkaar. In principe zouden er dus vrijwilligers genoeg moeten zijn. Zonder vrijwilligers bestaat geen vereniging. Daarnaast is de manier van benaderen, boeien en binden van doorslaggevend belang. Herhaalde, tijdige en persoonlijke benadering is de basis voor succes.
Gelukkig is er binnen de vereniging nu een aantal zeer betrokken vrijwilligers, die al vele uren aan de club besteden. Helaas is er de laatste jaren ook een aantal enthousiaste vrijwilligers afgehaakt, waardoor het werk nu door een te kleine groep mensen moet worden verricht. Bovendien zijn de bestuursleden structureel veel van hun “verenigingstijd” kwijt aan uitvoerende taken.
Het feit, dat de leden, alle leden, een verplichting hebben naar elkaar is de basisfilosofie van het vrijwilligersbeleid van de R.T.V. De Bollenstreek. In principe levert ieder lid een bijdrage in tijd aan de activiteiten binnen de vereniging.
Vrijwilligerswerk? Wat is de definitie? “Werk dat in enig georganiseerd verband, onverplicht en onbetaald, wordt verricht ten behoeve van andere mensen of de samenleving.” Maar onverplicht en onbetaald betekent niet, dat het werk vrijblijvend is.
1. 2 Doel van het vrijwilligersbeleid bij de R.T.V.
Waarom vrijwilligersbeleid? De doelen van een goed vrijwilligersbeleid zijn:
a. meer duidelijkheid voor de vrijwilliger
b. een grotere tevredenheid bij en groter enthousiasme van de vrijwilliger, zodat zij zich voor langere tijd als vrijwilliger aan de vereniging willen binden
c. een meer efficiëntere en effectievere manier werken
d. komen tot spreiding van de werkzaamheden over meer mensen
e. het kunnen beschikken over voldoende vrijwilligers om de taken en functies van de diverse besturen, commissies en commissarissen te kunnen verrichten
door de betere spreiding van taken de kwetsbaarheid van de vereniging verminderen.
Een goed vrijwilligersbeleid is een kritische succesfactor voor elke vereniging. Een goed vrijwilligersbeleid speelt in op maatschappelijke ontwikkelingen en dient aan specifieke eisen te voldoen.
Het resultaat van het vrijwilligersbeleid bij de R.T.V.
Resultaat van het vrijwilligersbeleid moet zijn dat alle functies binnen de besturen, binnen de commissies en die van de commissarissen in de nieuwe structuur van R.T.V. De Bollenstreek zijn bezet door enthousiaste vrijwilligers zodat alle taken en activiteiten op de gewenste wijze kunnen worden vorm gegeven.
- Veranderingen in vrijwilligerswerk.
2.1 Maatschappelijke ontwikkelingen.
De volgende ontwikkelingen leiden tot veranderingen in het vrijwilligerswerk: de toenemende welvaart, de individualisering, veranderingen in tijdsbesteding, de vergrijzing en de toenemende diversiteit. Het type vrijwilliger is te onderscheiden in de traditionele, zeer toegewijde en trouwe vrijwilliger en de nieuwe, minder (club)gebonden vrijwilliger. De nieuwe vrijwilliger heeft het druk, de grens tussen werk en privé is flexibeler, hij stelt hogere kwaliteitseisen en is kritischer, is meer onafhankelijk. Daarnaast maken de toename in de regelgeving en de toename van de mogelijke aansprakelijkheidstelling het minder aantrekkelijk om een functie binnen een vereniging te gaan bekleden.
2.2. Goed vrijwilligersbeleid.
Eisen die worden gesteld aan een goed vrijwilligersbeleid zijn:
a. spreiding van de taken (verdeel het werk over besturen, commissies en commissarissen)
b. goede communicatie (vergaderingen, afspraken maken en nakomen, publiceren via de website, via e-mail)
c. goede structuur en goede en duidelijke instructies
d. waardering en erkenning moeten worden ervaren (belangstellend zijn, belonen)
e. risico’s voor de vrijwilligers moeten door een verzekering zijn afgedekt en dat moet duidelijk aan de vrijwilligers bekend worden gemaakt.
2.3 Eisen aan imago en werkwijze.
Het imago van de vereniging moet niet zijn: sloppy, suf, saai, stroperig, oubollig en / of star. In dit profiel voelt geen enkele vrijwilliger zich thuis. Het imago van de vereniging moet positief zijn: eigentijds, flexibel, dynamisch en gezellig. Er moet een goede en moderne organisatievorm zijn. Bovendien wordt een bepaalde mate van professionaliteit gevraagd, vooral om teleurstellingen te voorkomen. Bij een positief profiel hoort zeker ook een eigentijdse en actuele website.
De moderne vrijwilliger vraagt ook om een bottom-up werkwijze van de besturen en de commissies met korte lijnen en een heldere, snelle besluitvorming. Eigen verantwoordelijkheid en speelruimte, waaronder financiële speelruimte, zijn ook een vereiste. Door de activiteiten in uitvoeringsplannen slechts op hoofdlijnen te beschrijven en het beschikbare budget erin op te nemen kan de gewenste speelruimte worden gecreëerd.
3. Structuur van de vereniging en haar activiteiten.
3.1. Besturen, commissies en commissarissen.
Regelmatig wordt binnen de R.T.V. De Bollenstreek ervaren, dat het werk door een te kleine groep mensen moet worden verricht. Mede daarom dient gekeken te worden naar de structuur van de vereniging. Het werk moet meer verdeeld worden en dat kan door het aantal commissies uit te breiden en commissarissen te benoemen.
Er is gekozen voor een organisch door-ontwikkelen van de bestuursstructuur van de vereniging. Deze nieuwe structuur van de R.T.V. De Bollenstreek past het best bij de huidige praktische gang van zaken binnen de vereniging. Er is vooral meer invulling gegeven aan de verantwoordelijkheden bij het hoofdbestuur m.b.t. de communicatie en het clubgebouw. Later kan eventueel gekozen worden voor een verdere centralisatie van gezamenlijke verantwoordelijkheden bij het hoofdbestuur (b.v. Public Relations en sponsoring).
De wielervereniging R.T.V. De Bollenstreek heeft drie onderdelen met een bestuur. De besturen hebben commissies, subcommissies en commissarissen volgens het onderstaande schema. Met deze structuur wordt invulling gegeven aan het uitgangspunt van spreiding van taken. Desgewenst kan het worden uitgebreid en /of aangepast.
Hoofdbestuur:
Commissie “Communicatie”, waaronder het inrichten en actueel houden van de website
Commissie “Clubhuis”, waaronder de inkoop, de bezetting en de schoonmaak
Bestuur Renafdeling:
Commissie “Algemene Zaken”, w.o. het vrijwilligersbeleid
Commissie “Jury en Parcours” w.o. beheer materialen en baanonderhoud
Commissie “Sponsoring, P.R. en Communicatie”
Commissie “Activiteiten / wedstrijden”
Commissie “Technische Zaken” w.o.
subcommissie “Jeugd”
subcommissie “Nieuwelingen heren”
subcommissie “Junioren heren”
subcommissie “Nieuwelingen en Junioren dames”
subcommissie “Senioren”
subcommissie “MTB”.
Bestuur Toerafdeling:
Commissie “Routes”
Commissie “Fiets en Geniet”
Commissie “Bollenstreek Classic”
Commissaris “Lief en Leed”
Commissaris “Vrijwilligers”
Commissaris “P.R.” en onderhoud verenigings-website
De besturen volgen de vergaderfrequentie, zoals die in de statuten of het huishoudelijk reglement van de vereniging zijn vastgesteld. De commissies en de subcommissies bepalen hun eigen vergaderfrequentie, al naar gelang zij daartoe behoefte hebben. Er is echter een minimale frequentie van 3 keer per jaar. Bij voorkeur heeft een bestuurslid zitting in elk van de commissies. Tenminste fungeert een van de bestuursleden als contact tussen het bestuur en de commissies. Commissarissen hoeven niet per se deel uit te maken van besturen of commissie. Tenminste 4 keer per jaar wordt de coördinator uitgenodigd deel te nemen aan de vergadering van het bestuur.
De besturen hebben een secretaris en van elke vergadering wordt er een verslag gemaakt. Ook van de bijeenkomsten van de commissies wordt een verslag gemaakt. De commissies wijzen hun eigen “secretaris” aan.
De verslagen van de besturen en de commissies worden uiterlijk 14 dagen na de dag van die bijeenkomst geplaatst op de website van de vereniging.
Door de in dit hoofdstukje beschreven werkwijze wordt voldaan aan de eisen van spreiding van taken en een goede structuur.
3.2. Activiteitenoverzichten.
Elk bestuurs-onderdeel beschikt over een overzicht van hun activiteiten. Daarin zijn opgenomen de zogenaamde bestuurstaken, de verantwoordelijkheden en de andere activiteiten.
De activiteitenoverzichten geven: een korte beschrijving van de activiteit, de periode waarin of het tijdstip waarop de activiteit plaats vindt en de verantwoordelijke functie of functionaris.
3.3 Uitvoeringsplannen.
Elke activiteit wordt nader uitgewerkt in een uitvoeringsplan, waarin:
a. een nadere beschrijving is opgenomen, evenals eventuele sub-activiteiten
b. interne en externe partners worden benoemd
c. een beschrijving is opgenomen van de inzet van de vrijwilligers, evenals een geraamde capaciteit van vrijwilligers
d. een kostenraming is opgenomen
e. evaluatiemomenten worden genoemd.
3.4 De formele status van activiteitenoverzichten en uitvoeringsplannen.
De activiteitenoverzichten en de uitvoeringsplannen worden vastgesteld in het bestuur, dat daarvoor de verantwoordelijkheid draagt. De uitvoeringsplannen bevatten de minimale eisen en zijn bedoeld als het vertrekpunt voor de verantwoordelijke uitvoerder(s). Deze kan (kunnen) de verdere uitwerking naar
eigen inzicht desgewenst vastleggen in een draaiboekje, als maar wordt voldaan aan de minimale eisen.
Door de in de punten 3.2 tot en met 3.4 beschreven werkwijze wordt voldaan aan de eisen van een goede structuur en duidelijke instructies. Tevens geeft het de mogelijkheid tot de gewenste “bottom-up”- werkwijze voor de vrijwilligers.
Wat beschreven staat in hoofdstuk 3 vormt, samen met de statuten van de vereniging en het huishoudelijk reglement de basis voor het vrijwilligerswerk binnen de RTV.
4. Soorten vrijwilligerswerk.
4.1. Een overzicht van de soorten vrijwilligerswerk bij de R.T.V.
Uit vorenstaande vloeit voort dat het vrijwilligerswerk in de vereniging in 6 soorten kan worden ingedeeld:
a. bestuurstaken met afstemming in gestructureerd overleg via een vast patroon
b. commissietaken met afstemming in regelmatig overleg, maar vooral naar behoefte
c. commissaristaken met regelmatige afstemming met het verantwoordelijk bestuur
d. het zijn van trainer en / of begeleider met regelmatige afstemming met de verantwoordelijke commissie
e. structurele inzet bij de volgende werkzaamheden (geen gestructureerd overleg; een goede, bij voorkeur schriftelijke instructie):
f. de bezetting van de kantine
g. schoonmaakwerkzaamheden in de kantine
h. het zijn van jurylid en
I. het bezetten van de inschrijftafel
J. incidentele inzet bij evenementen (geen gestructureerd overleg; een goede, bij voorkeur mondelinge en schriftelijke instructie per evenement en per taak).
4.2. De bezetting van de functies en taken.
Zoals in de inleiding is gezegd hebben de leden een morele verplichting naar de vereniging en naar elkaar. Binnen de vereniging wordt het uitgangspunt gehanteerd, dat vrijwel ieder lid een minimale bijdrage moet leveren van 4 dagdelen van ongeveer 4 uur per jaar. Daarmee kunnen alle functies en
taken worden ingevuld en verricht. Alternatieven zijn:
a. de functies en de taken worden vervuld en verricht tegen een lichte vergoeding en / of tegen extra faciliteiten
b. de functies en de taken worden vervuld en verricht tegen een hogere vergoeding en / of tegen meer extra faciliteiten
c. de functies en de taken zullen in zijn geheel worden uitbesteed.
Het zal voor ieder duidelijk zijn, dat de onder a, b en c genoemde opties financiële consequenties zullen hebben voor de leden. Om de financiële basis voor de vereniging gezond te houden zal de contributie dan dienen te worden verhoogd. De mate waarin dat dan zal moeten geschieden zal afhangen van de mate waarin klussen moeten worden uitbesteed. Uitgangspunt van het vrijwilligersbeleid is dit te voorkomen.
5. De beloning en / of waardering voor de vrijwilliger.
5.1. Vormen van beloning.
Als vormen van beloning voor het vrijwilligerswerk wordt gezien:
a. immateriële beloning
b. materiële beloning
c andere vormen van beloning
5.2 Immateriële beloning.
De beloning en / of waardering voor de vrijwilliger kan ook gezocht worden in immateriële zaken,
zoals vanuit de volgende opmerkingen:
a. het verrichten van vrijwilligerswerk is een zinvolle vrijetijdsbesteding
b. het leidt tot een uitbreiding van de sociale contacten
c. het bieden van een goede werksfeer, waarbinnen ook aandacht is voor de vrijwilliger als persoon
d. de inzet van de vrijwilliger wordt door de andere leden in principe altijd positief gewaardeerd
andere leden van de vereniging worden geacht belangstellend te zijn en spreken hun waardering voor het werk naar de vrijwilligers uit
de vrijwilliger heeft door het werk in de vereniging de mogelijkheid zich te ontwikkelen
de vrijwilliger kan desgewenst een informatieavond, een training of een opleiding worden aangeboden om de deskundigheid op peil te houden, dan wel nieuwe deskundigheid te verwerven
nieuwe vrijwilligers wordt een goede introductie en inwerkperiode geboden, waarbij ook de plichten en rechten van de vrijwilliger duidelijk gemaakt worden.
5.3 Materiële beloning.
Bestuursleden, commissieleden, subcommissieleden, commissarissen en vrijwilligers kunnen
reiskosten en andere kosten, die zij hebben gemaakt in het kader van de uitoefening van hun functie
bij de vereniging desgewenst declareren bij het bestuurs-onderdeel ten gunste waarvan de kosten zijn
gemaakt. Het desbetreffende bestuurs-onderdeel neemt een besluit over het uit te keren bedrag.
Bestuursleden, commissieleden, subcommissieleden, commissarissen en vrijwilligers hebben recht op een aantal gratis consumpties tijdens de activiteiten. De consumpties moeten i.v.m. de boekhouding wel bij de bestuurs-onderdelen worden gedeclareerd.
Het hoofdbestuur stelt voor de in punt 5.2 genoemde faciliteiten een regeling op.
5.4 Andere vormen van beloning.
Het verenigings-bestuur laat de waardering voor het vrijwilligerswerk blijken door middel van:
a. het organiseren van een jaarlijkse vrijwilligersavond
b. het organiseren van een jaarlijkse verkiezing van de “vrijwilliger van het jaar”
c. het schenken van bijzondere aandacht aan hen die 5 jaar of een veelvoud daarvan, vrijwilligerswerk binnen de RTV verrichten
d. een stoffelijke blijk van de waardering voor het geleverde werk als een bestuurslid, een commissielid of een commissaris stopt met zijn vrijwilligersactiviteiten.
Lisse, 1 januari 2010.
Laatst aangepast: 28 juni 2022
