Voorzitter Verenigingsbestuur
De voorzitter is verantwoordelijk voor de uitvoering van alle taken die het bestuur op zich heeft genomen. Hij /zij zorgt voor een goede organisatie en communicatie binnen de vereniging en representeert de vereniging naar buiten. Hij /zij is verantwoordelijk voor het volgende.
- Het geven van leiding aan het bereiken van de doelstellingen die de vereniging nastreeft.
- Zorg dragen voor het nakomen van de bepalingen genoemd in de Statuten, het Huishoudelijk Reglement en andere reglementen die in de vereniging zijn vastgesteld. Zo nodig neemt hij actie om nieuwe reglementen te maken of bestaande reglementen te actualiseren.
- Zorg dragen voor het nakomen van de bepalingen in verordeningen en/ of reglementen van organisaties of instanties waar de vereniging een afhankelijke relatie mee heeft, zoals b.v. de gemeente Lisse.
- Het organiseren en leiden van bestuursvergaderingen, Algemene Ledenvergadering, (hierna te noemen: ALV) en alle andere vergaderingen waar leiding door de voorzitter gewenst is.
- Het verdelen van de activiteiten order de bestuursleden. Zie hiervoor het activiteitenschema van de vereniging.
- Het gevraagd en ongevraagd adviseren, ondersteunen en coachen van de besturen van de 2 leden van de RTV, n.l. de renvereniging en de toervereniging.
- Het houden van evaluatiebijeenkomsten.
- Het vertegenwoordigen van de vereniging naar buiten.
Bestuurslid Communicatie en P.R.
Het bestuurslid dat belast is met Communicatie en P.R. in het VB van RTV De Bollenstreek met deze portefeuille. De portefeuille betreft voornamelijk het onderhouden van de externe en interne communicatie en de zorg voor goede betrekkingen van de vereniging met de buitenwereld. Het gaat om de volgende taken:
- Het onderhouden van contacten met de pers en het verzorgen van persberichten en aankondigingen in bijvoorbeeld de lokale pers.
- Het onderhouden van contacten met maatschappelijke organisaties en ondernemers.
- Ondersteuning bieden in het werven van adverteerders en sponsors.
- Eindverantwoordelijk voor het beheer en gebruik van de website als belangrijkste communicatie-platform binnen en buiten de vereniging
- Het mede opzetten van een nieuwsbrief en het verzorgen van mededelingen op het beeldscherm.
- Contact onderhouden met commissies en werkgroepen binnen de vereniging.
- Medeverantwoordelijk voor aanschaf en onderhoud van de video- en geluidsinstallaties.
Bestuurslid vrijwilligerswerk vereniging
Het bestuurslid dat belast is met het vrijwilligerswerk binnen de RTV De Bollenstreek met deze portefeuille.
- Het onderhouden van contacten met de vrijwilligers.
- Is medeverantwoordelijk voor het werven van vrijwilligers
- Is medeverantwoordelijk voor het tijdig benaderen van vrijwilligers voor geplande activiteiten binnen de vereniging.
- Is verantwoordelijk voor de uitvoering en verbetering van het vrijwilligersbeleid van de vereniging.
- Is medeverantwoordelijk voor de beschrijvingen van de vrijwilligerstaken.
- Is verantwoordelijk voor het vrijwilligers-waarderingsbeleid binnen de vereniging
Secretaris Toervereniging
De secretaris is verantwoordelijk voor alle administratieve werkzaamheden, uitgezonderd financiële zaken. Hij/ zij is verantwoordelijk voor het volgende.
- Het verwerken van de in- en uitgaande post.
- Het archiveren van alle officiële documenten, alle post, notulen en andere stukken die op de vereniging betrekking hebben.
- Het tijdig toezenden van de uitnodiging, de agenda en de vergaderstukken voor bestuursvergaderingen en de ALV.
- Het maken van een verslag van bestuursvergaderingen en de ALV en het tijdig verspreiden ervan.
- Het maken van een jaarverslag.
- Het aanleveren aan de secretaris van het verenigingsbestuur van gegevens voor het actueel houden van de wijze waarop de vereniging bij externe partners met verantwoordelijken en/ of contactpersonen staat ingeschreven (b.v. bij de Kamer van Koophandel en de gemeente Lisse).
- Het aanvragen van subsidies.
- Het waarnemen van de voorzitter bij diens afwezigheid.
- Het registreren van de tot "erelid" van de toervereniging benoemde leden met daarbij de geformuleerde onderbouwing van die benoeming.
Penningmeester Toervereniging
De penningmeester draagt zorg voor alle financiële zaken waarmee de vereniging te maken krijgt. Hij / zij is verantwoordelijk voor het volgende.
- De coördinatie en aansturing van de financiële zaken.
- Het verwerken en registreren van alle financiële transacties van de vereniging en het nakomen van alle financiële verplichtingen.
- Het beheer van vermogen en financiën en het bewaken van budgetten.
- De uitvoering van het financiële beleid zoals vastgesteld door de ALV en nader uitgewerkt door het bestuur.
- De inning van de contributies
- Het voeren van de ledenadministratie
- Als gemandateerde van het bestuur beslissen over de toelating van kandidaat leden. Een voorgenomen afwijzing dient aan het bestuur te worden voorgelegd
- De afdracht aan de hoofdvereniging
- De afspraken over en naleving van de wijze waarop met kasgelden wordt omgegaan.
- Het opstellen van begrotingen.
- Het maken van financiële overzichten en verslagen over inkomsten en uitgaven.
- Het overleggen van alle bescheiden en het verstrekken van alle inlichtingen aan de door de ALV benoemde kascommissie.
- Het afleggen van verantwoording van zijn / haar beheer aan de leden tijdens de ALV.
- Het regelmatig overleg plegen met de penningmeesters van renbestuur en hoofdvereniging.
Lid Communicatie en P.R. Toervereniging
Het bestuurslid dat mede belast is met Communicatie en P.R. ondersteunt de bestuurder in het VB van RTV De Bollenstreek met deze portefeuille bij het onderhouden van de externe en de interne communicatie en de zorg voor goede betrekkingen van de vereniging met de buitenwereld. Het gaat om de volgende taken, waarvoor onder regie van het VB-bestuurslid Communicatie en PR en beroep kan worden gedaan op het lid van het bestuur van de toervereniging:
- Het onderhouden van contacten met de pers en het verzorgen van persberichten en aankondigingen in bijvoorbeeld de lokale pers voor zover van toepassing voor de toervereniging.
- Medeverantwoordelijk voor het beheer en gebruik van de website als belangrijkste communicatie-platform binnen en buiten de vereniging
- Het mede opzetten van een nieuwsbrief en het verzorgen van mededelingen op het beeldscherm.
- Contact onderhouden met commissies en werkgroepen binnen de vereniging.
Bestuurslid vrijwilligerswerk Toervereniging
Het bestuurslid dat mede belast is met vrijwilligerswerk ondersteunt de bestuurder in het VB van RTV De Bollenstreek met deze portefeuille.
- Het onderhouden van contacten met de vrijwilligers voor zover dit taken binnen de toervereniging betreft.
- Is medeverantwoordelijk voor het werven van vrijwilligers
- Het tijdig benaderen van vrijwilligers voor geplande activiteiten binnen de toervereniging zoals de Bollenstreek Classic.
- Is medeverantwoordelijk voor de uitvoering en verbetering van het vrijwilligersbeleid van de vereniging.
- Is verantwoordelijk voor de beschrijvingen van de vrijwilligerstaken voor zover deze toeractiviteiten betreft.
- Is medeverantwoordelijk voor het vrijwilligers-waarderingsbeleid binnen de vereniging.
